Sync Rentals

¿Te preguntas cómo puedes mejorar y simplificar la gestión de tu alquiler vacacional? No es necesario contratar una empresa de gestión, o un programa de cientos de euros con múltiples funciones; el software de alquiler vacacional para anfitriones independientes simplemente debe encargarse del trabajo más duro.

Como propietario de un alquiler vacacional o anfitrión independiente con unas pocas viviendas, a veces resulta muy pesado el día a día de la gestión (cuando hay reservas, claro), sobre todo si es manual. Según un estudio reciente de Vrbo, el propietario medio dedica 9 horas por semana para administrar su vivienda vacacional.

La buena noticia es que existen múltiples opciones de software de alquiler vacacional pensado para asumir el trabajo repetitivo que aporta poco valor pero que consume mucho tiempo.

Que una agencia de gestión de alquiler vacacional, con 100 propiedades en cartera, necesita usar un software de gestión está claro; pero ¿realmente sale rentable para los pequeños propietarios como tu? 

Si y no.

Pero ¿Qué es un software de alquiler vacacional?

En resumen, es un sistema de gestión de propiedades que centraliza las reservas y las tareas operativas de tu alquiler vacacional. En lugar de acceder a cada canal (Airbnb, Booking.com) por separado, un software vacacional te permite hacerlo todo en un solo lugar.

El software de alquiler vacacional no es algo nuevo. Hay muchas herramientas en el mercado con características similares pero con nombres y funciones ligeramente diferentes. La verdad es que puede ser abrumador encontrar lo más adecuado para ti.

¿Cuáles son las funciones indispensables del software de alquiler vacacional? 

Un anfitrión independiente no tiene las mismas necesidades que una agencia; pero, desde nuestro punto de vista, si que necesita poder competir en igualdad de condiciones. Para ello es imprescindible que un software de alquiler vacacional ofrezca la gestión de los canales principales.

La realidad actual es que prácticamente el 80% de las reservas vienen de Booking y Airbnb, por lo tanto un software vacacional debe ofrecer obligatoriamente la gestión de las reservas y la disponibilidad del calendario para esos canales. Es decir:

Sincronización del calendario de disponibilidad. 

Cuando se hace una reserva en cualquier canal, tu software de alquiler vacacional debe sincronizar la reserva con tu calendario principal, evitando las reservas dobles (overbooking)

Sincronización de tarifas.

Es muy pesado tener que cambiar los precios por duplicado (o triplicado). Tu software de alquiler vacacional debe actuar como un “hub”. Modificando los precios de un (o unos) días en concreto en tu software, debería cambiarse automáticamente en los canales.

Estas son las dos principales funciones, si no las tiene ni te molestes en registrarte. Hay otras que ayudan como son: Un listado con todas las reservas, un usuario para dar acceso al servicio de limpieza para que estén informados de las reservas, una aplicación móvil que te ayude a tener el control en todo momento, o una web con procesamiento de pagos online para obtener reservas directas.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de la propiedad para tu alquiler vacacional

Con tantos sistemas para elegir, es fácil perderse. Tómate tu tiempo para pensar en las funcionalidad que realmente necesitas. ¿Quieres un gran constructor de páginas web, o quieres centrarte en mantener tu propiedad en los principales canales de venta? ¿Quieres una persona de soporte dedicado a ti o te sientes cómodo con el soporte por correo electrónico? ¿Cuánto está dispuesto a gastar?

La principal desventaja es el coste añadido

Aunque los sistemas de administración de propiedades vienen con una cuota de suscripción o comisión, esa cuota debería ser menor que el coste en horas que dedicarías en la gestión de tu alquiler vacacional y las potenciales reservas pérdidas o costes por cancelaciones generadas por overbooking cuando gestionas manualmente.

Hay dos grandes modelos de precios. Uno es un modelo de suscripción (pagas una cuota mensual/anual). El coste puede variar dependiendo del número de propiedades que tengas. 

El otro es un modelo de comisión, pagas una comisión, adicional a la del canal, por cada reserva que recibes (independientemente del canal donde se produzca)

Otros tipos de software de alquiler vacacional

El propietario o anfitrión individual tiene sus propias necesidades (y presupuesto)

Creo firmemente que la aparente desventaja de un anfitrión individual es su principal fortaleza. El disponer de una (o unas pocas) propiedades te permite ofrecer un servicio totalmente personalizado a tus huéspedes (antes, durante y después de la reserva; antes, durante y después de la estancia). Algo que una gran agencia de gestión no puede ofrecer.

Al intentar automatizar todo, te conviertes en una commodity más. No te diferencias. En el documento de salida a bolsa de Airbnb se especifica que los anfitriones individuales tienen de media mejores valoraciones que las agencias de gestión. ¿La razón? Atención realmente personalizada.

Es por eso por lo que pensamos que funciones como la comunicación automatizada con los huéspedes, ofrecida por algunos channel manager vacacionales, no sólo no aporta un valor excesivo, si no que incluso puede llegar a ser perjudicial para tus resultados. A parte de que incrementa el coste del software de alquiler vacacional.

Si a pesar de ello tienes interés en conseguir una mayor automatización en la gestión de tu alquiler vacacional, hemos recopilado algunas opciones existentes en el mercado.

Software de alquiler vacacional para gestionar la comunicación

Smartbnb:

Por ahora sólo en inglés. 15€/mes.

No sólo puedes configurar plantillas, como instrucciones de registro o notificaciones para tu equipo de limpieza, sino que también puedes crear respuestas a las preguntas más frecuentes.

Smartbnb por ahora sólo tiene integraciones con Airbnb y Vrbo.

YourPorter

Por ahora sólo en inglés. Mínimo 2 propiedades. 18€/mes

YourPorter te permite automatizar cada paso del proceso de mensajería, desde la consulta inicial hasta la revisión posterior a la estancia. YourPorter trabaja directamente con Airbnb, Booking.com y Vrbo.

Software de alquiler vacacional para gestionar precios automáticamente

Nosotros hemos hecho algunas pruebas con el concepto de precios dinámicos automatizados. Si bien es algo muy útil cuando gestionas muchas propiedades, necesita de un considerable tiempo de configuración inicial para sacarle rendimiento (y que no aplique siempre descuentos) y quizás la relación coste/beneficio no sea muy positiva para un anfitrión independiente.

Estas herramientas de precios analizan muchos datos de mercado para llegar a recomendaciones de precios que aumenten la probabilidad de recibir reservas.

PriceLabs

Por ahora sólo en inglés. 16€/mes por propiedad.

Basándose en los precios mínimos, básicos y máximos que introduces, PriceLabs establecerá tarifas dinámicas. PriceLabs no se integra directamente con todos los canales, por lo que necesitarás un channel manager integrado a ese sistema. 

Dispone de una función llamada “Market Dashboards” que te dará una idea general de las tendencias de las reservas en tu mercado.

Beyond Pricing

En varios idiomas, pero no incluye el Castellano. El precio no es público, pero es porcentual; aproximadamente un 1% de las ventas.

Beyond Pricing también establece precios dinámicos basados en datos de mercado. Puede agregar tarifas mínimas de temporada, restricciones y descuentos adicionales o aumentos de precio basados en la distancia o el cierre de la fecha de llegada.

Beyond Pricing puede enviar las tarifas directamente a Airbnb y Vrbo, o puede integrarse con varios sistemas de administración de propiedades.

Software de alquiler vacacional para gestionar el día a día.

TurnoverBnB

Gratis para una propiedad.

Este sistema gestionará todas las operaciones de limpieza por ti, desde la programación hasta los pagos.

Después de añadir la la información de contacto de tu personal de limpieza y conectes el calendario, el sistema notificará automáticamente al equipo de limpieza.

LuggageHero

¿Cuántas veces te han pedido los huespedes si pueden dejar las maletas en su último día de estancia? LuggageHero ofrece espacios seguros para ello y, auque no está disponible en todas las ciudades, te ofrece la posibilidad de obtener algunos ingresos adicionales si recomiendas su servicio a tus huéspedes.

Si tienes espacio extra, puedes incluso convertirte en un LuggageHero tú mismo.

Hardware de alquiler vacacional. 

Es posible que quieras tener controlado en todo momento lo que está sucediendo en tu propiedad.

Existen dispositivos (hardware) que pueden ayudarte a controlar el ruido, permitir el un check-in automático, ajustar la temperatura e incluso encender y apagar las luces.

NoiseAware

245€

Roomonitor

70€ por el dispositivo más una suscripción de 9,90€ al mes

NoiseAware y Roomonitor ofrecen sensores de ruido interior y exterior que te avisan cuando hay un ruido fuerte y duradero en la propiedad (una fiesta). El sistema no guarda el sonido, por lo que la privacidad de sus huéspedes está protegida.

Operto

Si utilizas una variedad de dispositivos inteligentes en tu propiedades, Operto los gestiona todos en un solo lugar. 

Puedes ajustar la temperatura a través de tu termostato inteligente, comprobar los niveles de ruido a través de tu sistema de control de ruido, gestionar la entrada sin llave, e incluso enviar mensajes automatizados a tus huéspedes sin necesidad de entrar y salir de múltiples aplicaciones.

Software vacacional para entrada autónoma y proceso de registro

Cada vez más anfitriones están pasando a procesos de entrada autónoma, sobre todo debido las directrices de distanciamiento social. 

Hay muchas opciones que no requieren mucha inversión de tiempo para el anfitrión, como las cajas de llaves (lo que yo uso) o cerraduras inteligentes.

Chekin

5€/mes. El check-in online permite reducir el tiempo y los costes del proceso de registro. Al mismo tiempo, tus huéspedes tendrán más tiempo para disfrutar de su estancia y podemos asegurar que recibirás comentarios cada vez más valiosos. Del mismo modo, es la herramienta perfecta para ayudar a reducir el contacto, lo cual es muy importante para luchar contra el coronavirus.

Raixer

Desde 149€. La entrega de llaves es la tarea que más tiempo consume en la gestión de tu negocio. Cuando usas Raixer como cerradura para tu piso turístico reduces los costes operativos, agilizas el proceso de check-in y mejoras las evaluaciones de tu alojamiento.

Las cerraduras inteligentes Raixer conectan la puerta del alojamiento turístico y la del edificio a internet. Así, puedes gestionar el acceso de tus huéspedes desde el móvil.

Tus huéspedes van a poder llegar autónomamente. Incluso si no tienen internet en su teléfono o no llevan una tarjeta SIM local.

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